Cuenta de cobro: Formatos en Word y Excel para Descargar

El formato de cuenta de cobro es un tipo de documento que ha ganado mucha importancia en Colombia los últimos años, y si tú aún no estás familiarizado con esta modalidad de cobranza, pero no es motivo por el cual preocuparse, aquí encontrarás toda la información que necesitas al respecto para sacarle todo el provecho posible a este método.

Cuenta de cobro en Word y Excel para Descargar

Para empezar, debes tener en cuenta si tu modelo de negocio puede emplear este instrumento al momento de realizar los cobros a tus clientes. Para ello, debes estar registrado en el régimen simplificado del IVA, ya que este registro evita que cobres IVA y por lo tanto la cuenta de cobro es lo que debes usar.

Cuentas de cobro: ¿Qué son exactamente?

Como su nombre indica, las cuentas de cobro son un formato en el que solicita el pago de una deuda previa a un cliente, empresa u otra entidad, bien sea por la realización de un trabajo, servicio o venta de un producto en sí.

Este método de cobranza está vigente por medio del artículo 616-2 de la E.T.

Es vital que tengas en consideración que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) debe ser reportada sobre las cuentas de cobro que hayas emitido. Por lo tanto, si se emite este documento y de manera simultánea se genera una factura, la persona, empresa o entidad que reciba este formato, debe emitir una especie de comprobante que certifique la equivalencia de este.

Debes sabes que: si implementas el uso de una cuenta de cobro, ya no estás en el deber de emitir facturas de venta u otro comprobante que sirva como aval de este pago, incluso si este se encuentra en el régimen simplificado del IVA.

¿Cómo hacer una cuenta de cobro en 2022?

Si bien las cuentas de cobro no tienen un formato específico, si tu objetivo es elaborar una correctamente para llevar un óptimo control, es fundamental que cuente con ciertos detalles informativos que dejen claro todos los datos necesarios en el documento, así que si alguna vez te has preguntado cómo se hace una cuenta de cobro, te cuento como hacerla a continuación paso a paso:

  1. Forma de pago: ¡Este detalle es esencial! La cuenta de cobro debe señalar a qué cuenta bancaria se realizará el pago correspondiente, así como también, la fecha límite (que por lo general oscila entre los 15 y 45 días luego de que se haya vendido el producto o se haya ofrecido el servicio).
  2. Específica el origen de la deuda: Cuando hagas tu cuenta de cobro, recuerda detallar el servicio, bien o producto por el que se debe realizar dicho pago, así evitarás malos entendidos en caso de quejas.
  3. Entrega una copia del RUT: Se recomienda que facilites una copia del RUT a tu cliente para evitar que haya una inexactitud en la retención en caso de que tenga que hacerla. Este documento puedes obtenerlo fácilmente en la página web de la DIAN.
  4. Sé preciso con respecto a todos los valores: Cuando hagas entrega de tu cuenta de cobro, es necesario que en ella esté plasmado cada detalle respecto a lo que se le está cobrando al cliente, de esta manera se mantiene todo claro, conciso y preciso al momento de que recibas un pago.
  5. Respalda la información y sé ordenado: A modo de recomendación personal, recuerda llevar un registro metódico de las cuentas de cobro que emites y los recibos de pago. Esto te ahorrará malos ratos y preocupaciones innecesarias al momento de saber que clientes te han pagado y cuales continúan sin pagar.

¿Qué información debe tener una cuenta de cobro?

Realizar una cuenta de cobro es muy sencillo, pero es imprescindible que se indiquen los datos principales que tienen más relevancia. Se trata de la siguiente información:

  • Numeración consecutiva del documento.
  • Nombre, razón social o denominación de la persona, institución o empresa a la que se le entrega el documento de cobro (la que tiene el compromiso de pagar) y su Número de Identificación tributaria (NIT) o CC (Cédula de Ciudadanía).
  • Nombre de la persona natural o empresa que emite la cuenta de cobro (la que está cobrando) y su Número de Identificación tributaria (NIT) o CC (Cédula de Ciudadanía).
  • La suma o el monto del servicio o producto otorgado.
  • Concepto de los servicios prestados o los bienes que fueron comercializados al cliente.
  • Número de la cuenta bancaria donde se debe depositar el pago respectivo a la cuenta (opcional).
  • Al final: Día y mes de emisión, teléfono y nuevamente el nombre del emisor.

Ejemplo de cuenta de cobro

El siguiente modelo de cuenta de cobro te ayudará al momento de realizar uno propio. Este formato que verás más abajo solo requiere que le agregues tus datos propios como los nombres de quien cobra y quien debe pagar, documentos de identidad, monto, concepto, ETC. Fíjate a continuación:

ejemplo de cuenta de cobro
Modelo de ejemplo de cuenta de cobro

Plantilla formato cuenta de cobro word para descargar

Para finalizar, dejaré más abajo un formato de cuenta de cobro en Word y Excel disponible para ser descargado, con el fin de que la personalices y agregues tu información correspondiente y la de tu cliente, facilitándote el procedimiento de emitirlo desde cero.

👉Recuerda: El cliente al que le generes una cuenta de cobro debe también realizar un documento que sea equivalente al que tu le estás entregando.

Si la persona, empresa o entidad a la que le estas emitiendo tu cuenta de cobro está registrada en régimen común simplificado del IVA este procedimiento lo puede hacer si problema alguno, en cambio, si no lo está, tendrás que emitir otro tipo de comprobante que haga constar el pago del servicio.

Además de eso, así como la plantilla de cuenta de cobro cumple con la función de dejar constancia de tu solicitud de pago y respalda tu derecho como comerciante, es también parte de la ley vigente colombiana que el cliente debe ser amparado por este régimen simplificado.

Plantilla Cuenta de Cobro


Espero haberte ayudado con tus dudas respecto a este formato y pueda facilitarte tus funciones y tareas como comerciante. ¡Suerte!

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