Hay muchas formas de optimizar el inventario de tu empresa y una de las más fáciles consiste en utilizar una tarjeta Kardex. Se trata de un modelo de gestión de inventario diseñado para ayudarte a obtener mejores resultados y control sobre la administración de tu negocio. Te explicaremos qué es y para qué sirve la tarjeta Kardex en este artículo.
Mantener el inventario al día es un tipo de trabajo que cada vez se automatiza más, a fin de evitar errores humanos y malas gestiones. Desde los dueños hasta los empleados se ven ampliamente beneficiados con un buen sistema de gestión de inventario que ayuda a llevar una mejor organización.
En ese contexto, surgen métodos como Kardex, que mantienen el control sobre las entradas, las salidas y el manejo de los indicadores contables. Te explicamos de qué se trata.
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¿Qué es la tarjeta Kardex?
Se le llama tarjeta Kardex u hoja Kardex a un formato integral de inventario que puede ser físico o digital y que permite mantener un registro de las entradas y las salidas de activos e insumos de un negocio.
A través de este formato se puede tener una visualización clara de las existencias, el tránsito y la distribución de insumos. Asimismo, se pueden calcular costos con una revisión rápida sin necesidad de hacer inventario físico.
Por tanto, Kardex ofrece un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa. Dentro del documento se detallan valores como cantidad, medida, color, precio de la unidad y más. De ese modo, también permite clasificar la mercancía de acuerdo a las similitudes de sus propiedades.
En la tarjeta Kardex también se ingresan datos generales de dichos bienes, para llevar un control de sus movimientos y elaborar reportes. Antes, esta labor operativa se realizaba manualmente, pero ahora hay software administrativos que contienen Kardex dentro de sus componentes que puedes utilizar, ya seas una pequeña, mediana o gran empresa.
¿Para qué sirve Kardex?
El uso legítimo de Kardex aplica a la gestión de inventario. Pero para entrar en detalles, aquí especificamos los usos de la tarjeta Kardex:
- Muestra los movimientos: Es un reporte organizado que ofrece una visualización de los ingresos, salidas y a veces los ajustes de los productos, dentro del almacén.
- Detalles de transacciones del SKU: Muestra todas las fases por las que pasa un SKU en detalle.
- Sistema de control de inventario: Con la suma de los ingresos menos la suma de las salidas, nos da el stock actual.
- Permite deducir costos: Con la tarjeta Kardex puedes deducir el costo de la venta en el momento en el que ocurre y obtener el saldo exacto de los inventarios.
- Contribuye a la productividad: Permite idear estrategias en cada área relacionada al distribuir eficientemente los recursos físicos, humanos y operativos.
Tipos de formatos Kardex
El formato Kardex puede variar en función del tipo de priorización del producto: con viejo costo o con nuevo costo. Aunque los balances contables dan cifras muy parecidas, los métodos utilizados se basan en la necesidad de tránsito de activos y salidas de los diferentes productos.
Por tanto, muchas veces tendrás que movilizar los productos que se adquieren primero, y otras veces deberás movilizar los más recientes. En la mayoría de los casos podrías hacerlo de forma indistinta, pero requerirías costos promedio. Para facilitar el orden de estos movimientos están los diferentes formatos Kardex.
Método promedio ponderado
Se utiliza el método ponderado para promediar el costo total de la mercancía, cuando la variación de los costos de las entradas en los distintos momentos de adquisición afectan el valor promedio de los productos.
Para ello, debes sumar el costo de cada producto de la entrada y dividirlo entre la cantidad de productos.
Método Pesps
El método Pesps o FIFO por sus siglas en inglés, es un sistema que facilita la salida inmediata de la mercancía que ingresa primero a un almacén. De ahí a que sus siglas en español signifiquen “primeras entradas, primeras salidas”.
Se utiliza este método cuando la empresa usa un sistema de inventario permanente, pues permite registrar con un Kardex la entrada, la salida y la existencia de la mercancía en el almacén.
Método UEPS
Es un método que prioriza la salida de los productos que entraron de último. Es decir, consiste en dar salida a los productos vendidos según el precio pagado por las últimas unidades compradas.
El sistema UEPS toma los valores de compra de las últimas unidades compradas o ingresadas al inventario. Por tanto, el costo de la venta se determina utilizando el precio de compra de las últimas unidades ingresadas, mientras que las primeras en ingresar se les da salida de último.
Beneficios de control de inventario con tarjeta Kardex
Entre los principales beneficios de usar un formato Kardex para tu gestión de inventario están:
- Consulta fácil y rápida de inventario en cualquier momento.
- Conoces las existencias y el valor asignado, pese a las diferencias en el costo de adquisición.
- Obtienes un cronograma de movimientos digital seleccionando filtros para cada uno de los parámetros.
- Puedes obtener proyecciones de los movimientos y determinar el momento preciso para la compra de insumos.
- Te informa en qué fechas los productos estarán o no disponibles para ser distribuidos.
- Conoces la cantidad de unidades vendidas, compradas, devueltas, incorporadas o desincorporadas.
- También puedes hacer conteos esporádicos o periódicos y verificar su coincidencia con el saldo que muestra el kardex.
- Sabes la cantidad de materia prima que has gastado.
- Puedes hacer inventario físico al azar en almacenes y comparar los reportados y los hallados.
- Te permite indagar por qué se ha reducido la cantidad de inventario.
- Ayuda a tomar decisiones ejecutivas bien informadas.
Descarga la plantilla Kardex en Excel
Desde Trámites Bacanos queremos ponerte las cosas más fáciles, para ello aquí podrás descargar una plantilla kardex en formato Excel, con la que podrás registrar todos tus movimientos en poco tiempo. Tan solo tienes que hacer clic en el enlace para descargar un ejemplo de Kardex y cuando abras la plantilla, podrás crear tantos duplicados como te hagan falta pulsando con el botón derecho de tu ratón sobre el nombre de la hoja, a continuación haz clic en la opción mover o copiar y selecciona «crear una copia», para finalizar pulsa en aceptar:
Como ves, contar con una hoja de Kardex para la gestión de inventario es una muy buena decisión, porque el control de inventario tiene gran impacto en todas las áreas operativas de tu empresa. Si no tienes el nivel de control que ofrece el formato Kardex, esto implica un alto costo y una mayor inversión de efectivo.
La mayoría de las empresas modernas no se pueden dar el lujo de tener dinero detenido en forma de mercancías en su inventario ni pueden ofrecer un mal servicio al cliente al quedarse sin existencias. Por tanto, los negocios necesitan encontrar el perfecto equilibrio entre la oferta y la demanda, y mantener una contabilidad confiable de los tiempos de recepción y entrega de mercancías. Para todo esto y más, la tarjeta Kardex es una gran aliada.